Наличие отказного письма требуется в тех случаях, когда, к примеру, не совсем понятно, по какому именно коду, ОКП или ТН ВЭД, следует производить классификацию продукции. Также закономерно возникает вопрос, подлежит ли продукция обязательной сертификации или нет. Возникают подобные вопросы, как правило, у представителей органов контроля (Таможня и всевозможные проверяющие от иных ведомств).

Данная ситуация возникает вследствие того, что код ОКП разработал Госстандарт, соответственно вся деятельность Госстандарта касательно сертификации основывается именно на этих кодах. А код ТН ВЭД разработал Таможенный комитет, и вся деятельность таможни руководствуется оным. При этом между указанными ведомствами имеется определенная взаимосвязь, объясняющаяся тем, что для растаможивания отдельных видов продукции требуется Сертификат соответствия.

Госстандарт пользуется своей Номенклатурой продукции, подлежащей обязательной сертификации, которая основывается на кодах ОКП. А Таможенный комитет разработал свою собственную номенклатуру, основанную на других кодах ТН ВЭД. Указанные номенклатуры по идее должны охватывать одни и те же виды продукции, однако на практике так случается далеко не всегда.

Способом разрешения данных споров как раз и является отказное письмо ВНИИСа. Объектом спора служит утверждение Таможни о том, что согласно их номенклатуры ТН ВЭД определенная продукция подлежит сертификации, и для того, чтоб ее растаможить, следует предъявить сертификат соответствия.

Но органы по сертификации не имеют возможности выдать требуемый сертификат, поскольку согласно номенклатуры ОКП, такая продукция не требует обязательной сертификации. В подобных случаях подается запрос во ВНИИС для оформления отказного письма, которое будет аргументом для таможни, позволяющим пропустить товар.